Eine Ordnerstruktur wird auf keinen Fall „automatisch“ übernommen, aber das heißt nicht, dass sich die Dokumente nicht strukturieren lassen. Es hat ganz klar keinen hierarchischen Ansatz. Man muss sich das so vorstellen, dass die Dokumente in einen „riesigen Topf geworfen“ und mit Schlagworten (Tags) versehen werden. Die Dokumente werden dann noch einem Korrespondenten zugeordnet. Der Korrespondent eines Dokuments ist die Person, Institution oder Firma, von der ein Dokument stammt oder an die es gesendet wird. Das sind im wesentlichen die Strukturierungsmerkmale. Man hat die Möglichkeit, aus den Inhalt der PDF-Dokumente automatisiert Schlagworte vergeben zu lassen und/oder einem Korrespontenten zuzuorndnen. Zudem lassen sich noch automatisiert Nummern zwecks Archivierung (ASN = Archiv-Serial-Number) und zu jedem Datensatz weitere Felder vergeben. Paperless-ngx hat den Ansatz, alles was an Papier reinkommt, wird gescannt, dann weggespeichert und wie oben beschrieben strukturiert. Das Original kann man dann mit ASN in echte Ordner ablegen, sodass man sie schnell wiederfindet. Die Suche von paperless-ngx ist extrem schnell und gut, daher ist die Auffindbarkeit genial. Für eine Nebenkostenabrechnung, habe ich früher mehrere Stunden Ordner gewälzt, jetzt finde ich alle Dokumente mit einem Suchlauf in Sekunden.
Onenote ist ein Notizprogramm und verfolgt einen komplett anderen Ansatz. Da würde ich eher zu Logseq, Joplin oder Obsidian greifen, also keine Papier-Dokumenten-Archivierung, sondern eine Notizprogramm mit hierarchischer Strukturierung. Außerdem kann man die auf Markdown-Basis erzeugten Dokumente mit Synchronsationwerkzeugen zentral verteilen.
Auf einem Raspi4/5 läuft das natürlich schon, aber besser man hat einen Rechner mit ausreichenden Ressourcen, z. B. ein NAS-System mit mehr RAM und Speicher. Das Problem bei den Raspis ist häufig, dass die MicroSD Karten ab und zu abrauchen, daher sollte man das Betriebsystem und den Speicher lieber auf eine an den Raspi angeschlossenen SSD betreiben. Außerdem sollte man sich immer ein Backup-Konzept überlegen.
Man kann nicht nur theoretisch sondern auch praktisch paperless-ngx auf dem eigenen Laptop laufen lassen. Ich mache das auch, aber ich verwende ausschließlich Linux und dann kann man paperless-ngx als docker-image laufen lassen. Es ist ein fertig konfiguriertes Betriebsystem auf Linux Basis auf dem paperless läuft das wiederum eingekapselt auf einem Betiebsystem Linux läuft, cgroups-Technologie). Unter Windows würde das vermutlich auch gehen, indem man das Windows Subsystem for Linux (WSL) nutzt. Ich habe das aber noch nicht ausprobiert.
