Ordnerstruktur

adminfla

In den nächsten Tagen bringe ich einen Artikel zu Paperless-ngx der sich mit Automatisierungen bei der Ablage auf Pfaden beschäftigt. Das Grundgerüst, das für viele Zwecke ausreichend sein sollte, unterscheidet bei mir “zeitlose” Ordner und chronologische Ordner. Sieht das bei Euch ähnlich aus? Oder bevorzugt Ihr eine sehr flache Hierarchie ohne viele Unterordner?

cybertyperch

adminfla … den Bericht habe ich noch nicht gelesen, aber in etwa sieht das bei mir auch aus.

Basis nach Thema
Archiv nach Jahr
Projekte separat

Bei mir geschieht das alles noch nicht automatisiert und in einer reinen Ordner-Struktur. Automatisiertes schaue ich mir zurzeit immer noch mit Devonthink an, bin aber noch nicht sicher ob es so bleibt.
Bin am überlegen, ob ich mittelfristig von der Apple-Welt zu Linux wechsle …

Der_alles_liest

Die meisten Dokumente werden in Evernote abgelegt. Die Ausnahmen dann im Basisordner “Texte und Tabellen”. Dort dann thematisch, wie z.B. Bank > !Sonstige PDF / Aktien-Depot / Ertraegnisaufstellungen / Jahressteuerbescheinigungen / Kontoauszuege
In den Unterordner sind nach Datum (komplette Jahrgänge werden gepackt), die entsprechenden Dokumente einsortiert.
Ich scanne manuell mit einem Flachbettscanner.

Der_alles_liest

Der_alles_liest Jetzt ist passiert :-)
https://mark-down.de/paperless/d/5-welche-notizenprogramme-nutzt-ihr/27

adminfla

cybertyperch Dann sieht das ja sehr ähnlich wie bei mir aus :-) Linux ist inzwischen wirklich zu einem System geworden, das man sehr gut nutzen kann. Und man kann es ja erst einmal “nebenbei” installieren, ohne gleich sein Hauptsystem löschen zu müssen.

cybertyperch

adminfla … ich habe auf einem etwas älteren Laptop Linux installiert und schau mir das nun in aller Ruhe an. Ich sehe das auch so, dass Linux inzwischen sehr vieles mitbringt - damit lässt sich durchaus arbeiten. Ich finde es auch sehr wertvoll, dass sich auch etwas ältere Modelle mit Linux durchaus betreiben lassen.

bdream

… wenn das noch aktuell ist, hier meine Vorgehensweise.

Ich speichere die Dateien in einer etwas tieferen Struktur.
Hierbei sind die Ebenen über das Filename Format gesteuert.

{owner_username} (personN/personengruppe)
{correspondent} (BankN/Werkstatt/usw.)
{created_year} (JJJJ)

Im Ganzen so: PAPERLESS_FILENAME_FORMAT={owner_username}/{correspondent}/{created_year}/{created_year}{created_month}{created_day}-{correspondent}-{document_type}-{tag_list}-{owner_username}

		├── person1
		│	├── Bank1
		│	│	├── JJJJ
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	├── JJJJ
		│	│ 		├── Dokument [].pdf
		│	│ 		├── Dokument [].pdf
		│	│ 		├── Dokument [].pdf
		│	├── Bank2
		│	│	├── JJJJ
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	├── JJJJ
		│	│		├── Dokument [].pdf
		│	│		├── Dokument [].pdf
		│	├── Stromanbieter
		│		├── JJJJ
		│			├── Dokument [].pdf
		│			├── Dokument [].pdf
		├── person2
		│	├── Bank1
		│	│	├── JJJJ
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	├── JJJJ
		│	│		├── Dokument [].pdf
		│	├── Bank5
		│	│	├── JJJJ
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	├── JJJJ
		│	│		├── Dokument [].pdf
		│	│ 		├── Dokument [].pdf
		│	├── Stromanbieter
		│		├── JJJJ
		│			├── Dokument [].pdf
		│			├── Dokument [].pdf
		├──-personengruppe
		│	├── Bank3
		│	│	├── JJJJ
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	├── JJJJ
		│	│ 		├── Dokument [].pdf
		│	│ 		├── Dokument [].pdf
		│	│ 		├── Dokument [].pdf
		│	├── Werkstatt
		│	│	├── JJJJ
		│	│	│	├── Dokument [].pdf
		│	│	├── JJJJ
		│	│		├── Dokument [].pdf
		│	│		├── Dokument [].pdf

Zwei Punkte, die ich gerne noch umgesetzt hätte, aber nicht weiß wie:

Ich hätte gerne eine weitere Ebene zwischen
1. {owner_username} (personN/personengruppe) und
2. {correspondent} (BankN/Werkstatt/usw.),
  um Gruppierungen zu erlangen, wie z.B. Finanzen, Handwerker, uä.
Aktuell bekomme ich die Daten auf meinem Raspberry auf der SD-Card in die Verzeichnisse unter /home/bdream/paperless/documents geschrieben.
Was genau muss ich tun, um dies analog zum consume auf mein NAS zu mounten?

In der docker-compose.yml ahbe ich diese Einträge zu Volumes:

webserver:
    image: ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx:latest
    restart: unless-stopped
    depends_on:
      - db
      - broker
      - gotenberg
      - tika
    ports:
      - "8000:8000"
    volumes:
      - data:/usr/src/paperless/data
      - /home/bdream/paperless:/usr/src/paperless/media
      - ./export:/usr/src/paperless/export
      - /home/bdream/paperless/consume:/usr/src/paperless/consume
 :
 : 
volumes:
  data:
  pgdata:
  redisdata:

adminfla

Zum ersten Punkt:
Neben des Platzhaltern kannst Du ja Begriffe im Klartext einsetzen, also z. B. {owner_username}/Handwerker/{correspondent}. Das wäre eine einfache Möglichkeit. Alternativ könntest Du via Tags was machen, z. B. einen Arbeitsablauf - aber da müsste ich selbst noch mal genauer nachschauen.

Zum zweiten Punkt:
Vor einiger Zeit habe ich mal auf Nachfrage kurz meine angestaubte Synology reaktiviert, um das kurz auszuprobieren. Dunkel erinnere ich mich, dass ich dort eine Ordnerfreigabe eingerichtet habe und dann unter volumes den entsprechenden Pfad für “media” eingetragen. Jedenfalls hat es funktioniert - nur hatte ich nach dem Test keine Verwendung dafür und habe die Synology wieder abgeschaltet.

bdream

Zum Punkt 1:
Da habe ich wohl noch einen Knoten im Kopf 🙁
Wie bekomme ich dann automatisch bei allen Finanzdingen den Ordner {owner_username}/Finanzen/{correspondent} und bei Handwerkern {owner_username}/Handwerker/{correspondent} rein. Also an welcher Stelle muss ich das tun, weil PAPERLESS_FILENAME_FORMAT= ist ja statisch 😮

Zum Punkt 2, da muss ich mich noch mal dran setzten.

Danke dir auf jeden Fall schon mal!

adminfla

bdream
Du legt - innerhalb der Weboberfläche von Paperless-ngx (nicht in der Config-Datei) - zwei Speicherpfade an. Beim jeweiligen Dokument wählst Du dann im Drop-down-Menü den passenden Speicherpfad aus. Du kannst ja mit den erwähnten Platzhaltern arbeiten.

bdream

Also, ich bekomme es nicht hin.

Ist das überhaupt möglich, dass innerhalb des PAPERLESS_FILENAME_FORMAT der Speicherpfad “eingebaut” wird.
{owner_username}/Gruppierungen, wie z.B. Finanzen, Handwerker, uä./{correspondent}/{created_year}/{created_year}{created_month}{created_day}-{correspondent}-{document_type}-{tag_list}-{owner_username}

Und geht das dann auch automatisch, oder muss das jeweils manuell hinzugefügt werden?

adminfla

Was verstehst Du unter “automatisch”? Dass Paperless-ngx durch OCR erkennt, auf welchem Speicherpfad etwas abgelegt werden soll - also so, wie Paperless-ngx z. B. Korrespondenten zuordnet? Wahrscheinlich nicht - habe danach aber auch noch nicht geschaut. Du kannst halt Speicherpfade mit den von Dir erwähnten Platzhaltern definieren und denen eine Kürzel geben wie “Handwerker”, “Hausbau” usw. Wenn Du dann ein entsprechendes Dokument neu aufnimmst, wählst Du im Drop-Down-Menü das Stichwort “Handerker” aus und es landet im entsprechenden Pfad.

bdream

Okay, das hatte ich befürchtet, dass dies dann immer ein manueller Aufwand im Posteingang ist.
Danke für die Antwort, dann muss ich dahingehend nicht weiter suchen.
Ich hatte gehofft, dass das irgendwie zu verbinden ist, dass bei Korrespondent X eben an der Stelle im Speicherpfad noch eine Ebene hinzukommt. Ich werde das mal mit dem manuellen Zuweisen versuchen. Dsas macht es halt schwieriger, das System von mehreren benutzen zu lassen, da dies sicherlich nicht jeder machen will/kann….